Six postes que les comparatifs d’offres oublient

Un comparatif arrive en comité de direction. Trois colonnes, trois montants, une recommandation. Dans la majorité des cas que je rencontre, ces trois colonnes ne décrivent ni le même périmètre, ni la même durée, ni le même niveau de service. Le comité tranche quand même, parce que le tableau a l’apparence d’une comparaison.

Les six postes manquants

• La charge interne. Jours-homme de l’équipe pendant la migration, puis en régime courant. Poste le plus lourd, le moins souvent chiffré, parce qu’il n’apparaît sur aucune facture.
• La montée en compétence. Formation, période d’apprentissage, baisse temporaire de productivité, et le risque de dépendre d’une seule personne pendant dix-huit mois.
• Le coût de fonctionnement induit. Supervision, sauvegarde, licences tierces, consommation électrique, support de niveau 3.
• La reprise de l’existant. Migration des données, requalification applicative, double run pendant la transition.
• L’indisponibilité pendant la bascule, fenêtres de nuit et de week-end comprises, valorisée avec le contrôle de gestion.
• Le coût de sortie. Ce qu’il faudra payer pour quitter la solution dans trois ou cinq ans.

Normaliser avant de comparer

Un comparatif exploitable suppose trois normalisations préalables : même périmètre fonctionnel, même horizon, même niveau de service. Tant que ces conditions ne sont pas réunies, l’écart entre les colonnes mesure surtout la différence entre les hypothèses de ceux qui les ont rédigées.

L’horizon mérite une attention particulière. Sur un an, l’investissement initial domine et favorise mécaniquement la solution la moins engageante. Sur cinq ans, le coût de fonctionnement reprend le dessus. Le choix de l’horizon n’est jamais neutre : il se fixe avant de construire le tableau, et il se justifie par la durée de vie réelle du socle concerné.

Faire remonter les hypothèses au même niveau que les chiffres

Un bon comparatif affiche ses hypothèses aussi visiblement que ses montants : taux d’occupation retenu, croissance supposée, coût jour interne, périmètre exclu. Ce sont elles, et non les totaux, qui devraient occuper la discussion en comité. Les montants n’en sont que la conséquence arithmétique.

Tester la robustesse du classement

Avant de conclure, un dernier exercice, qui prend une demi-journée : faire varier les deux ou trois hypothèses les plus incertaines et observer si le classement change. Si une variation plausible suffit à inverser la recommandation, la décision n’est pas mûre, ou elle doit être prise en connaissance de cette fragilité, ce qui reste acceptable à condition de l’écrire.

Cette demi-journée évite régulièrement des engagements pluriannuels fondés sur une hypothèse que personne n’avait formulée à voix haute.